Politique de confidentialité

1. Consentement via le site web

En accédant au site web, et en nous fournissant des renseignements personnels, vous acceptez la présente politique et consentez à ce que des renseignements personnels à votre sujet soient recueillis, utilisés, communiqués, conservés et détruits conformément aux modalités décrites dans la présente politique. Si vous n'acceptez pas cette politique relative à la vie privée, veuillez cesser de naviguer sur le site web ou de l'utiliser, ou d'utiliser selon le cas les autres services de Maxillo Québec.
MQ suit des normes rigoureuses en matière de sécurité, de respect de la vie privée et de protection des renseignements personnels et considère comme sa plus haute priorité la nécessité d'assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels que vous lui fournissez.

2. Portée et application

Le terme « renseignement personnel » désigne les renseignements qui, lorsque pris seul ou en combinaison avec d'autres renseignements, permettent d'identifier un individu, par exemple son nom, sa date de naissance, son adresse courriel, et tout autre renseignement devant être traité comme un « renseignement personnel » conformément aux lois applicables.

3. Collecte des renseignements personnels

Dans le cadre de la fourniture de nos services, nous devons recueillir certains renseignements concernant les personnes physiques et qui permettent de les identifier. Les types de renseignements personnels qui sont recueillis MQ dépendent de plusieurs facteurs et du contexte des soins demandés. Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires pour la conduite des activités et pour la réalisation des fins déterminées.

4. Informations recueillies

Nous recueillons des renseignements personnels auprès de nos patients pour leur fournir des services en médecine buccale. Ces informations peuvent inclure, sans se limiter:

• des coordonnées telles que votre nom, votre adresse postale, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone;
• des informations démographiques telles que votre âge et votre genre;
• des informations sur la santé telles que vos antécédents médicaux, vos médicaments actuels et vos allergies;
• des informations sur votre assurance dentaire et/ou votre numéro de RAMQ;
• des informations biométriques telles que radiographies et imageries dentaires.

5. Mode de collecte des renseignements personnels

Nous collectons vos informations directement auprès de vous lorsque vous désirez obtenir un produit ou un service offert par MQ ou que vous communiquez avec nous, quel que soit le moyen utilisé (en personne, par téléphone, courriel ou clavardage en ligne). Lorsque vous naviguez sur notre site web ou lorsque vous utilisez nos services en ligne ou même en personne, nous recueillons des renseignements à votre sujet.

Il en est de même si vous communiquez avec nous pour obtenir de l'information sur votre dossier. Nous devons vous identifier, par exemple, en vous demandant de répondre à des questions d'authentification. Il peut s'agir de renseignements requis pour ouvrir un dossier et devenir client, tels que vos nom, prénom et adresse, jusqu'à de l'information plus spécifique comme un bilan de santé ou un historique d'accidents pour une soumission auprès de vos assurances dentaires ou médicales d'urgence.

Selon la situation, il se peut que nous devions recueillir des renseignements à votre sujet auprès d'autres personnes, organismes ou entités, par exemple:

• paiements bancaires;
• personne avec laquelle vous codétenez un produit ou service, que vous cautionnez ou qui vous cautionne
• fournisseurs de services;
• organismes publics;
• références personnelles;
• sources publiques telles que registres, documents officiels, sites Internet;
• autres sources.

6. Raisons de la prise des renseignements

Les renseignements personnels qui sont recueillis et utilisés le sont notamment aux fins suivantes :

• vous identifier;
• savoir à qui nous fournissons des produits et services en vérifiant que vous êtes bel et bien la personne que vous dites être (pour vous identifier et valider votre identité);
• nous assurer que vos renseignements personnels sont exacts, complets et à jour avant de les utiliser. Il est toutefois de votre responsabilité de nous informer de tout changement vous concernant;
• pour vous faire des recommandations et services personnalisés et vous inviter à des consultations si vous nous avez donné votre accord à cet effet;
• évaluer vos états de comptes;
• réévaluer vos engagements financiers envers nous;
• évaluer si le produit ou le service demandé répond à votre besoin et à vos objectifs, si requis;
• consulter et mettre à jour votre dossier;
• vous fournir le produit ou le service demandé;
• vous accompagner, vous conseiller et vous aider à prendre les meilleures décisions en fonction du besoin exprimé, de votre situation et de vos objectifs;
• concevoir des plans de traitement pour vous offrir des produits, des services et des conseils qui répondent à vos besoins;
• assurer l'administration des produits et services que vous détenez;
• traiter vos réclamations d'assurances;
• communiquer avec vous;
• obtenir votre opinion à la suite d'une interaction avec MQ ou en lien avec un produit ou un service;
• vous fournir de l'accompagnement et du soutien, répondre à vos demandes d'information et vous orienter vers la bonne personne selon votre demande;
• traiter les plaintes et les insatisfactions.

7. Conservation et communication des renseignements

Maxillo Québec conserve les renseignements personnels pendant une période raisonnable, soit pour répondre entièrement à vos demandes, soit pour atteindre les fins énoncées de la loi selon le délai qui est le plus long. Seuls les membres du personnel concernés peuvent accéder aux données lorsque cela est nécessaire à l'accomplissement de leurs fonctions liées aux services et conformément aux fins énoncées dans la présente politique de vie privée, sous réserve du paragraphe suivant. Les données personnelles sont traitées et conservées aussi longtemps que requis pour la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Par conséquent:

• les données personnelles collectées à des fins liées à l'exécution d'un contrat entre le propriétaire et l'utilisateur doivent être conservées jusqu'à la pleine exécution du contrat
• selon l'Ordre des dentistes du Québec : « Les informations consignées dans le dossier, qu'elles soient archivées ou non, doivent être conservées pendant une période minimale de cinq années suivant la dernière inscription au dossier, ou la dernière pièce jointe à ce dossier ».

Nous ne divulguons jamais vos renseignements personnels à quiconque à l'extérieur de Maxillo Québec sans votre consentement, à l'exception des tiers suivants et seulement si ceux-ci ont mis en place les garanties de sécurité appropriées afin d'assurer au moins le même niveau de sécurité que le nôtre.

Nos fournisseurs et partenaires dont les services ont été retenus afin de s'acquitter de certaines fonctions pour notre compte (ex. traitement et conservation de données, l'envoi de communications, l'analyse de la qualité du service, la gestion du système de prise de rendez-vous ainsi que:

• les spécialistes dentaires et médicaux (médecins, pharmaciens (etc…)
• les entreprises de services de laboratoire dentaire
• les entreprises de services et de produits informatiques (logiciel dentaire, terminal de paiement, transmission aux assurances)
• les services infonuagiques, d'hébergement Web et de traitement de données
• les services juridiques
• les agences d'évaluation du crédit ou de recouvrement
• les entreprises de gestion des ressources humaines et de formation.

Dans ce cas, nous prenons les mesures nécessaires afin de s'assurer que ces tiers n'ont accès qu'aux renseignements qui sont nécessaires pour mener à bien les services convenus, qu'ils traitent vos renseignements aux seules fins que nous avons déterminées et qu'ils ont en place des mesures de protection des renseignements personnels conformes aux lois applicables et permettant de respecter les mêmes conditions et le même niveau de protection que ce qui est édicté dans la présente politique de vie privée:

• Toute entité, advenant une fusion, une réorganisation corporative ou un changement de contrôle de Maxillo Québec, en tout ou en partie (uniquement si les parties ont signé une entente stipulant que la collecte, l'utilisation et la divulgation de l'information) est limitée aux objectifs de la transaction commerciale.
• Toute autorité publique, si la loi l'exige, ou pour défendre nos droits, ou autrement conformément à la loi. Si MQ doit divulguer des renseignements ou fournir une copie de ces renseignements à une agence gouvernementale en vertu d'une loi ou conformément à une ordonnance d'un tribunal, MQ essaiera de vous en aviser au préalable dans la mesure où la loi le permet.

8. Droit d'accès

Nous nous efforçons de rendre Maxillo Québec et notre site Web universellement accessible et nous travaillons en permanence pour améliorer l'accessibilité de son contenu.

Nous nous engageons à reconnaître un droit d'accès et de rectification aux personnes concernées désireuses de consulter, modifier, voire radier les informations les concernant.

9. Droit d'opposition et de retrait

Vous pouvez, en tout temps, retirer votre consentement à l'utilisation des renseignements personnels que vous nous avez fournis directement dans le cadre de la performance des services ou en demander la destruction.

Advenant la confirmation du retrait de votre consentement ou de votre demande de destruction des renseignements personnels, nous procéderons, dans un délai raisonnable, soit à la destruction, l'effacement ou l'anonymisation de ces renseignements personnels dans le cas d'un retrait de consentement ou soit dans le cas d'une demande de destruction des renseignements personnels.

Pour toute demande relative au retrait de votre consentement à l'utilisation de ces renseignements personnels ou la destruction de ceux-ci, veuillez communiquer directement avec nous.

10. Sécurité

Nous prenons des mesures raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés. Malgré cela, aucun mécanisme de sécurité ne peut garantir une protection parfaite et il existera toujours un certain risque résiduel.

Nous utilisons des systèmes de dossiers sécurisés, une gestion efficace des identités et des accès et des protections physiques pour protéger vos informations, le tout conformément aux lois et réglementations en vigueur.

Maxillo Québec décline toute responsabilité au fait que de telles informations vous concernant pourraient être divulguées, sauf en cas de négligence de la part de MQ. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous.

Toutes les données recueillies dans le cadre de votre utilisation du site web sont généralement conservées sur des serveurs situés au Canada. Toutefois, les données peuvent être traitées par des tiers fournisseurs de services de Maxillo Québec situés à l'extérieur du Canada afin de leur permettre de s'acquitter de mandats au nom de MQ. Dans ce dernier cas, MQ prend les moyens raisonnables pour s'assurer que ces tiers sont liés par les garanties appropriées.

11. Changements à la politique de confidentialité

Maxillo Québec se réserve le droit de changer la présente politique de vie privée à tout moment sans préavis. La version à jour de la politique de vie privée est disponible sur le site web et sa date d'entrée en vigueur y est indiquée. Si des changements de nature à modifier de manière importante le risque en matière de vie privée sont apportés à la politique, nous vous en aviserons au moyen d'un avis publié sur la page d'accueil du site web ou nous communiquerons avec vous pour vous en informer, lorsque requis par la loi. Si vous continuez d'utiliser le site web après l'entrée en vigueur de tels changements, vous serez réputé avoir accepté ces changements. Nous vous recommandons de consulter régulièrement notre politique de vie privée.

La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois en septembre 2023.